Представьте, что в компании потерялся важный договор, приказ не дошел до исполнителя, а архив превратился в беспорядочную груду бумаг. Чтобы избежать таких ситуаций, в организациях работает делопроизводитель — специалист, который наводит порядок в документах и следит за тем, чтобы каждый файл или бумага были на своем месте.
В этой статье вы узнаете:
- кто такой делопроизводитель;
- какая цель работы делопроизводителя;
- чем занимается делопроизводитель: должностные обязанности;
- кто может стать делопроизводителем:
- сколько зарабатывают специалисты в этой области;
- как освоить профессию с нуля.
Делопроизводитель: кто это
Эта профессия существует уже несколько столетий. Еще в царской России были чиновники, которые занимались ведением документов. Сегодня делопроизводитель — это не просто «бумажный работник», а важный сотрудник, от которого зависит эффективность работы всей организации.
Он работает с приказами, договорами, актами, письмами и другими документами, обеспечивая их правильное оформление и своевременную передачу.
Делопроизводитель может работать в самых разных сферах: от государственных учреждений до частных компаний. Независимо от места работы, его задача — поддерживать порядок в документации, чтобы организация могла функционировать без сбоев.
В чем заключается работа делопроизводителя
Главная цель делопроизводителя — обеспечить эффективный и бесперебойный документооборот в организации. Это значит, что все документы должны создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться в соответствии с установленными правилами и сроками. Делопроизводитель следит за тем, чтобы каждый документ был правильно оформлен, зарегистрирован, отправлен адресату или помещен в архив.
Кроме того, делопроизводитель помогает сотрудникам экономить время. Вместо того чтобы тратить часы на поиск нужной бумаги или выяснение, куда отправить документ, они могут обратиться к специалисту, который знает все тонкости документооборота.
Таким образом, работа делопроизводителя напрямую влияет на производительность и организованность всей компании.
Чем занимается делопроизводитель: должностные обязанности
Работа делопроизводителя — это не просто сортировка бумаг. Она включает в себя множество задач, которые требуют внимательности, организованности и знания нормативных документов. Вот основные обязанности, которые выполняет делопроизводитель:
- Регистрация документов. Каждый документ, поступающий в организацию или создаваемый внутри нее, должен быть зарегистрирован. Делопроизводитель присваивает документу уникальный номер, заносит его в журнал или электронную систему учета, чтобы в дальнейшем его можно было легко найти.
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции. Это включает получение писем, договоров, актов и других документов, их сортировку, распределение по отделам или сотрудникам, а также отправку исходящих документов адресатам.
- Контроль за исполнением документов. Делопроизводитель следит за тем, чтобы документы, требующие действий (например, приказы или поручения), были вовремя исполнены. Он напоминает сотрудникам о сроках и проверяет, выполнена ли задача.
- Ведение архива. Все документы, которые больше не используются в текущей работе, но должны храниться (например, по закону или для внутренних нужд), передаются в архив. Делопроизводитель организует их систематизацию, чтобы в случае необходимости можно было быстро найти нужную информацию.
- Подготовка отчетов. На основе данных о документообороте делопроизводитель может составлять отчеты для руководства. Например, сколько документов поступило за месяц, какие из них исполнены, а какие находятся в работе.
- Работа с электронными системами. В современных организациях большая часть документооборота ведется в электронном виде. Делопроизводитель должен уметь работать с программами для управления документами, такими как 1С, ЭДО (электронный документооборот) и другими.
- Соблюдение нормативных требований. Делопроизводитель должен знать законы и правила, регулирующие документооборот. Например, как долго хранить определенные виды документов, как правильно оформлять договоры или как защищать конфиденциальную информацию.
Пример обязанностей: в компанию поступает письмо от партнера с предложением о сотрудничестве, делопроизводитель регистрирует его, передает в отдел продаж и следит, чтобы ответ был подготовлен в установленные сроки. Если через месяц это письмо понадобится для отчета, специалист быстро найдет его в архиве.
Таким образом, делопроизводитель — это не просто «человек с бумагами», а ключевой сотрудник, который обеспечивает порядок и эффективность работы с документами.
Кто может стать делопроизводителем и какие нужны навыки
Делопроизводителем может стать человек, который обладает определенными качествами и навыками. Эта профессия не требует узкоспециализированного образования, но есть ряд характеристик, которые помогут успешно справляться с обязанностями.
Внимательность и аккуратность. Работа с документами требует высокой концентрации. Одна ошибка в номере договора или дате может привести к серьезным последствиям. Поэтому делопроизводитель должен быть внимательным к деталям и стремиться к порядку во всем.
Организованность. Делопроизводитель часто работает с большим объемом информации и множеством задач одновременно. Умение планировать свое время, расставлять приоритеты и соблюдать сроки — ключевые навыки для этой профессии.
Коммуникабельность. Делопроизводитель взаимодействует практически со всеми сотрудниками компании: от рядовых специалистов до руководителей. Важно уметь четко объяснять, задавать вопросы и находить общий язык с людьми.
Знание компьютера и программ. Современный документооборот невозможен без использования специальных программ. Делопроизводитель должен уверенно работать с текстовыми редакторами, электронными таблицами, системами электронного документооборота (ЭДО) и другими инструментами.
Базовые знания законодательства. Хотя делопроизводитель не обязан быть юристом, понимание основ документооборота, правил хранения документов и защиты данных будет большим плюсом.
Стрессоустойчивость. Работа с документами часто связана с жесткими сроками и высокой ответственностью. Делопроизводитель должен уметь сохранять спокойствие даже в напряженных ситуациях.
Сколько зарабатывают делопроизводители
Зарплата делопроизводителя зависит от множества факторов: региона, опыта работы, сферы деятельности компании и уровня ответственности. Давайте разберемся, сколько может зарабатывать специалист в этой профессии.
Начинающие специалисты. Если вы только начинаете карьеру делопроизводителя, то можете рассчитывать на зарплату в районе 20 000–30 000 рублей в месяц. Это характерно для небольших городов или компаний, где объем документооборота невелик.
Опытные специалисты. С ростом опыта и навыков зарплата увеличивается. В среднем делопроизводитель с опытом работы от 1 до 3 лет может получать 35 000–50 000 рублей в месяц. В крупных городах, таких как Москва или Санкт-Петербург, эта цифра может быть выше — до 60 000–70 000 рублей.
Например, по данным на сайте ГородРабот.ру, средняя зарплата делопроизводителя в России — 44 804 рубля в месяц.
В крупных компаниях или государственных учреждениях, где объем документооборота огромен, а ответственность выше, зарплата делопроизводителя может достигать 80 000–100 000 рублей и более. Особенно это касается специалистов, которые работают с электронными системами документооборота или занимают руководящие должности (например, начальник отдела делопроизводства).
Дополнительные факторы, которые влияют на зарплату. На зарплату также влияет знание иностранных языков (если компания работает с международными партнерами), умение работать с узкоспециализированными программами или наличие дополнительных навыков, например, в области кадрового делопроизводства.
Пример: в Москве делопроизводитель в крупной IT-компании, которая активно использует электронный документооборот, может получать 70 000–90 000 рублей. В то же время в небольшом городе делопроизводитель в местной администрации может зарабатывать 25 000–35 000 рублей.
Таким образом, зарплата делопроизводителя варьируется в широких пределах, но с опытом и повышением квалификации можно значительно увеличить свой доход.
Как освоить профессию с нуля: рекомендации
Если вы решили стать делопроизводителем, но у вас нет опыта в этой сфере, не переживайте. Эта профессия достаточно доступна для новичков, особенно если вы готовы учиться и развивать необходимые навыки. Вот пошаговый план, как начать карьеру делопроизводителя с нуля:
Получите базовые знания. Для начала изучите основы документооборота. Это можно сделать самостоятельно с помощью книг, статей или бесплатных онлайн-курсов. Обратите внимание на такие темы, как:
- виды документов и их оформление;
- правила регистрации и хранения документов;
- основы работы с электронными системами документооборота (ЭДО).
Освойте компьютерные программы. Делопроизводитель должен уверенно работать с программами, такими как Microsoft Word, Excel, а также специализированными системами, например, 1С или ЭДО. Если вы не знакомы с этими инструментами, найдите обучающие материалы или запишитесь на курсы.
Пройдите специализированные курсы. Чтобы быстрее войти в профессию, можно пройти платные курсы по делопроизводству. Они помогут вам получить структурированные знания и, возможно, даже сертификат, который станет плюсом при поиске работы.
Начните с простых должностей. Если у вас совсем нет опыта, начните с позиции помощника делопроизводителя или администратора. Эти должности часто не требуют специального образования, но дадут вам возможность освоить азы профессии и понять, подходит ли она вам.
Развивайте soft skills. Уделите внимание развитию личных качеств, таких как внимательность, организованность и коммуникабельность. Эти навыки не менее важны, чем технические знания.
Составьте резюме. Даже если у вас нет опыта работы делопроизводителем, укажите в резюме свои навыки, например, знание программ, курсы, которые вы прошли, и личные качества, которые помогут в работе. Добавьте примеры из прошлого опыта, где вы проявляли организованность или работали с документами (даже если это было в другой профессии).
Ищите вакансии. Начните с небольших компаний или государственных учреждений, где требования к кандидатам ниже. Не бойтесь отправлять резюме, даже если вакансия кажется вам немного сложной. Часто работодатели готовы обучать сотрудников на месте.
Итоги
Что запомнить:
- Делопроизводитель — это важная и востребованная профессия, которая играет ключевую роль в организации работы любой компании. Без четкого документооборота невозможно эффективное управление, взаимодействие между отделами и соблюдение законодательных норм.
- Этот специалист не только обеспечивает порядок в документах, но и помогает сотрудникам экономить время, избегать ошибок и сосредоточиться на своих основных задачах.
- Профессия подходит людям, которые ценят порядок, обладают внимательностью и готовы работать с большими объемами информации. Она не требует узкоспециализированного образования, что делает ее доступной для новичков. При этом с опытом и повышением квалификации можно значительно увеличить свой доход и построить успешную карьеру.
